Automatyzacja procesów sprzedażowych – co warto zrobić w firmie?

UdostępnijEmail to someoneShare on FacebookGoogle+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInPrint this pagePin on Pinterest

W przygotowanych przeze mnie Trendach sprzedaży 2017 punkt dotyczący automatyzacji zajął pierwsze miejsce. Nie bez powodu. Korzyści płynące z automatyzacji są na tyle wyraźne, że ignorowanie tego trendu sprawi, że za chwilę firmy, które nie korzystają z odpowiednich narzędzi pozostaną daleko w tyle.

Dlaczego warto automatyzować procesy sprzedaży?

W sprzedaży liczy się to, żeby wygrać. Wygrywać ma pojedynczy sprzedawca, ale też cały zespół. Każdy, kto rekrutował dobrych handlowców wie, że wystarczy nawet jedna doskonale znająca się na swojej pracy osoba, żeby cała ekipa handlowa odnosiła sukcesy. Jednak znalezienie super sprzedawcy, to nie lada wyzwanie. Nawet jeśli już uda się go zrekrutować, nie oznacza to pasma sprzedażowych sukcesów. I wybitni sprzedawcy nie zawsze uzyskują zadowalające wyniki.

Skutek dla firmy jest taki, że rezultaty sprzedażowe są niepewne, a sukcesy nieregularne. Natomiast w dobrze prowadzonej sprzedaży chodzi o to, żeby wynik dał się przewidzieć, a transakcje regularnie przynosiły zyski. Czy jest to w ogóle możliwe? TAK.

Za sprawą automatyzacji i profesjonalnie przygotowanej osoby zarządzającej można przewidywać wyniki sprzedażowe. 

Automatyzacja procesów sprzedaży zapewnia organizacji przewidywalny i pewny wynik. Dzięki niej menedżerowie wiedzą, jak przebiegają działania sprzedażowe, mają dostęp do informacji o tym, jak pracują sprzedawcy, jakich transakcji dokonują oraz jakie są wyniki sprzedaży. Dobry menadżer dobrze zna członków swojego zespołu, wybiera najlepszych sprzedawców i wspiera ich działania. Cały czas jest obecny przy wszystkich działaniach sprzedażowych.

Pamiętaj: tylko przewidywalny proces sprzedaży może zapewnić sukces.

Jakie procesy sprzedaży automatyzować?

W codziennych działaniach sprzedawca wykonuje szereg czynności, które da się zautomatyzować i dzięki temu usprawnić jego pracę.

  • Wzorce wiadomości mailowych

W systemach automatyzacji sprzedaży korzysta się z gotowych wzorców wiadomości mailowych dających się odpowiednio spersonalizować. Sprzedawca nie traci czasu na redagowanie nowych wiadomości.

  • Dzwonienie za pomocą jednego przycisku

Wprowadzenie wygodnej funkcjonalności, jaką jest możliwość obdzwaniania leadów za pomocą jednego przycisku, pozwala zaoszczędzić 40% czasu w porównaniu z wykręcaniem numeru telefonu do każdego klienta. Sprzedawca ma również możliwość pozostawienia wiadomości głosowej na poczcie klienta, co ogranicza liczbę wykonywanych telefonów.

  • Tworzenie call reportów

Zastosowany system automatyzacji procesów sprzedażowych umożliwia tworzenie call reportów. Po każdym spotkaniu sprzedawca wypełnia odpowiedni formularz w systemie, w którym relacjonuje czego dotyczyło spotkanie, jaki jest potencjał sprzedażowy oraz jakie należy podjąć kolejne kroki w celu zamknięcia transakcji.

  • Tworzenie bazy klientów oraz prospektów

Automatyzacja sprzedaży polega na zwiększeniu efektywności operacyjnej i pozyskiwaniu wielu wartościowych leadów przy ograniczeniu ręcznej i często nieskutecznej pracy. Tworzenie bazy prospektów oraz segmentacji klientów można w pełni zautomatyzować zamiast ręcznie wprowadzać dane. Po każdym kontakcie z potencjalnym klientem, sprzedawca w wygodny sposób uzupełnia informacje o leadzie, o efekcie przeprowadzonej rozmowy oraz o krokach, które trzeba podjąć, żeby pozyskać klienta. Dzięki temu oszczędza czas, a dla sprzedawcy czas to pieniądz – dosłownie.

  • Tworzenie dokumentacji

W sprawnie funkcjonującej organizacji automatyzacji podlega też tworzenie dokumentacji. Wszelkie prezentacje, oferty i cenniki przygotowuje się na podstawie dostępnych wzorów, co znacznie ogranicza konieczność wymyślania przez sprzedawców, jak mają wyglądać takie dokumenty. Wystarczy spersonalizować umowę czy rozwiązanie produktowe, uzupełniając je np. o klauzulę poufności lub indywidualne pakiety cenowe, zamiast tworzyć dla każdego klienta nowe dokumenty.

  • Plan współpracy z klientem

Szczególnie z klientem strategicznym, powinno opracowywać się długoterminowe plany współpracy (na 1 rok), które zawierają: elementy strategii klienta i nasze rozwiązania, które chcemy mu zaproponować w odpowiedzi na jego rozwój. Tu zamieścimy kto po stronie naszej firmy i firmy klienta jest zaangażowany w relację, co zrobić aby rozszerzyć współpracę itd, w jakim czasie i na jakich warunkach.

  • Kontakt z klientem

Automatyzacji powinien podlegać również sam kontakt z klientem. Firma korzystająca z systemu usprawniającego pracę swoich sprzedawców wie, ile telefonów w ciągu dnia wykonuje każdy pracownik, ile razy w ciągu dnia czy tygodnia spotyka się z klientami, z jakimi klientami się kontaktuje i jakie efekty rozmów uzyskuje.

  • Lejek sprzedażowy i zarządzanie transakcjami

Do analizowania sprzedaży i zarządzania nią wykorzystuje się przydatne narzędzie jakim jest lejek sprzedażowy. Służy on podzieleniu procesu sprzedaży na konkretne fazy, podczas których pozyskuje się wartościowych klientów. Zautomatyzowany proces przypisywania leada do wybranego etapu, pozwala na sprawne zarządzanie sprzedażą. Handlowiec skupia się na najważniejszych zadaniach, takich jak rozpoznanie potrzeb klienta i zrealizowanie ich, a nie na śledzeniu każdego kroku, który wykonuje klient (np. lead otwiera mail, co automatycznie przypisuje go do grupy zainteresowanych produktem i dodaje do lejka sprzedażowego). Lejek sprzedażowy jest dobrym elementem kontroli dla menedżera, ponieważ ma dostęp do informacji o statusie poszczególnych transakcji.

Automatyzacja procesów sprzedaży daje każdemu przedsiębiorstwu możliwość skupienia się na działalności operacyjnej i większego zaangażowania w potrzeby klienta. Wiele działań przebiega automatycznie, co pozwala handlowcom w pełni skupić się na realizowaniu oczekiwań klientów.

Jakie procesy sprzedażowe automatyzujesz w swojej firmie?